La creación de los gráficos en excel es sumamente importante para la gestión de un inventario, pues este elemento gráfico puede representar datos complejos de una manera muy simple, en este bloque aprenderemos a agregar algunos gráficos simples.
¿Como crear gráficos en excel?
Para esta parte del ejercicio simularemos las ventas de los diferentes productos durante 5 meses y para ello escribiremos los datos de la siguiente tabla.
Nota: Esta tabla empieza en la celda “A9” y el total se calcula con la función suma o con el botón de autosuma en la cinta de opciones “Inicio” en el apartado de “Edición” seleccionando todos los datos del producto.
El resultado sera el siguiente:
En muchas ocasiones es necesario representar los datos de manera gráfica para permitir su lectura rápidamente, en esta ocasión usaremos el gráfico de barras.
Excel permite agregar gráficos de manera automática, primero seleccionaremos los datos de la tabla anterior a excepción de la columna “Total” y buscaremos el gráfico de barras que se encuentra en la cinta de opciones “Insertar” y en el apartado “Gráficos”, una vez allí seleccionaremos “Gráfico en 2D”
El resultado sera el siguiente:
Podemos modificar el titulo del gráfico dando doble click en la leyenda Titulo del gráfico y agregar mas elementos dando click en el botón con el símbolo “+” en la parte derecha del gráfico.
Nota: No todos los datos en una tabla pueden ser graficados de manera automatica por el programa, pues requieren que el orden de estos datos sea de facil lectura para el programa.
Agregar un gráfico
Para agregar los datos de una tabla a un gráfico manualmente es necesario seguir los siguientes pasos.
1.- Seleccionar el gráfico deseado en la cinta de opciones “Insertar” y en el apartado “Gráficos”
Si no teníamos datos seleccionados aparecerá un rectángulo de color blanco, esto es por que no hay ningún dato que graficar, a continuación seleccionaremos la opción “Seleccionar datos” en el apartado “Datos” de la cinta de opciones “Diseño” y aparecerá la siguiente ventana:
Ahora seleccionaremos los datos de la tabla como se muestra a continuación. Nota: Para este ejercicio haremos la selección de las leyendas y etiquetas de manera manual.
2.- En el segundo paso seleccionaremos las etiquetas del eje horizontal que para este caso serán los meses en que se realizaron las ventas. Para ello daremos click en el botón “Editar” en la columna derecha de la ventana y a continuación seleccionaremos las celdas que contienen los nombres de los meses como se muestra a continuación:
3.- Por ultimo agregaremos las leyendas del gráfico y para ello daremos click seleccionaremos la serie que queremos cambiar y daremos click en modificar (las series corresponden a los productos en nuestra tabla) a continuación seleccionaremos los productos uno a uno.
Por ultimo modificaremos el titulo del gráfico y agregaremos el elemento leyenda a nuestra tabla para obtener algo como esto:
Nota: Cada tipo de gráfico tiene sus elementos propios y puede varias en su forma de configuración para este ejemplo fue utilizado el gráfico de tipo barra.